BLOG Lamitec > 5 tipov na archivovanie dokumentov bez stresov. Viete, ako na to?

5 tipov na archivovanie dokumentov bez stresov. Viete, ako na to?

Archivovanie dokumentov nemusí byť nočnou morou, ak v ňom máte systém. Prečítajte si naše tipy a vidina nekonečných hodín strávených nad papiermi sa razom rozplynie. Začnite rok 2019 s čistým stolom a prehľadne archivovanými dokumentmi.

1. Roztrieďte dokumenty podľa kategórií

Vyhnite sa chaosu a venujte pozornosť dôkladnému roztriedeniu dokumentov. Okrem účtovníctva je potrebné archivovať aj doklady, uzávierky, výročné správy, evidenciu PN či dokumentáciu škôd. Zoraďte si ich pekne podľa dátumu, ideálne podľa mesiacov. Je to popoluškovská robota, no v konečnom dôsledku vám ušetrí veľa času.

2. Rozdeľte kategórie podľa zákonnej dĺžky archivácie

Keď ste už roztriedili účtovné záznamy, výplatné listiny či zmluvy, môžete sa pustiť do rozdeľovania podľa doby, na ktorú je potrebné dokumenty archivovať. Uľahčí vám to skladovanie dokumentov. Po uplynutí zákonnej lehoty budete mať pokope všetky dokumenty, ktoré sa archivujú na rovnaký počet rokov.

Viac detailov o zákonnej povinnosti uchovávať dokumenty nájdete v článku o archivácii firemných dokumentov. Ak máte prehľad o začiatku a konci archivácie, ušetríte vo svojom archíve miesto na ďalšie dokumenty. Tie, ktoré už archivovať nemusíte, ľahko skartujete.

3. Založte dokumenty do šanónov

Najväčšiu drinu máte za sebou, teraz už stačí len dokumenty pekne poukladať. Odmeňte sa za usilovnú prácu a vyberte si pomocníkov na archivovanie, ktorí potešia vás, životné prostredie či archivované dokumenty.

3. Založte dokumenty do šanónov

Šanóny nemusia byť len čistá nuda. Vneste do kancelárskych priestorov trošku farieb. Šanóny inšpirované ročnými obdobiami jar, leto/jeseň a zima výborne poslúžia buď na zakladanie dokumentov po kvartáloch, alebo nimi hravo odlíšite rôzne typy dokumentov. Už viac nebudete premýšľať, ktorý šanón bol na zmluvy a ktorý na účtovné doklady.

Pre dokumenty, ktoré sú určené na dlhodobú archiváciu rozhodne odporúčame archívny box Leitz. Je vyrobený bez použitia kyselín, ktoré sú zvyčajne prítomné v boxoch a škodia dokumentom. Vďaka tomu sú vhodné na uchovávanie fotografií a tiež na archiváciu v múzeách, knižniciach či národných archívoch.

Ak je okrem práce pre vás dôležité aj životné prostredie, určite oceníte 100 % recyklovaný a aj 100 % recyklovateľný zakladač od Leitz z rady Recycled. V tomto rade nájdete viacero kancelárskych produktov, ktoré sú šetrné k životnému prostrediu.

4. Uložte dokumenty do políc podľa dĺžky uchovávania

Predposledný krok vám uľahčí hromadnú skartáciu. Toto úsilie oceníte o pár rokov, keď uplynie zákonná lehota na archiváciu vybraných dokumentov. Šanóny či boxy si označte nielen typom dokumentu, ktorý obsahujú , ale aj rokom a mesiacom. Ľahšie sa v nich budete orientovať.

Ak máte pochybnosti, ktoré dokumenty archivovať a ktoré skartovať, náš článok vám môže poslúžiť. Nájdete v ňom aj tipy na skartovacie stroje, ktoré dokážu zlikvidovať hŕbu dokumentov za pár sekúnd.

5. Označte police

Aby sa z archívu nestal váš úhlavný nepriateľ, uľahčite si orientáciu v ňom. Police označte Post-Itmi, na ktorých jasne uvidíte, aké typy dokumentov za aké obdobie obsahujú. Vybrať si môžete z rôznych farieb, ktorými si uľahčíte rozlišovanie dokumentov.

Samolepiace bločky sú výborným pomocníkom, ktorý vám pomôže aj pri hľadaní dokumentov v zakladačoch. Jednotlivé mesiace hravo rozlíšite pomocou samolepiacich bločkov, čo vám ušetrí množstvo času.

LamiClub

LamiClub

Darčekový programChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri objednávke cez EshopChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri platbe v hotovosti

Doprava zdarma

Doprava zdarma

Pri objednávke nad 50 €Chcem vedieť viac>