BLOG Lamitec > Ochrana údajov s GDPR: ktoré dokumenty skartovať a ktoré archivovať?

Ochrana údajov s GDPR: ktoré dokumenty skartovať a ktoré archivovať?

Premýšľate, ktoré dokumenty zlikvidovať a ktoré si môžete ešte ponechať, aby ste boli v súlade s nariadením GDPR? Skartáciou papierových či plastových dokumentov sa môžete vyhnúť pokutám či rozhorčeniu zákazníkov a klientov. Prečítajte si, ktoré údaje sú osobné a za akých podmienok je nutné ich skartovať.

Čo si predstaviť pod likvidáciou osobných údajov?

Likvidácia osobných údajov je zničenie dokumentu obsahujúceho osobné údaje v takej miere, z ktorej už nie je možné údaje reprodukovať, znova poskladať či inou formou opätovne rozpoznať. V prípade fyzických dokumentov (v papierovej, plastovej či inej podobe) je potrebné úplné zničenie hmotných nosičov, ktoré obsahujú osobné údaje.

Viete, čo sú to tie osobné údaje, ktoré treba skartovať?

Osobné údaje sú informácie, ktoré môžu priamo alebo nepriamo identifikovať konkrétnu osobu. Patrí k nim meno, adresa, e-mail či fotografia, no môžu to byť aj všeobecné údaje, ktoré vzájomne vedú k identifikovaniu dotyčnej osoby. Určite sa v prípade nejasností obráťte na právne oddelenie.

Viete, čo sú to tie osobné údaje, ktoré treba skartovať?

Skartujte podľa stupňa utajenia dokumentov

Skartovačky sa navzájom líšia nielen technickými parametrami, ale aj bezpečnostnými triedami. Preto, ak disponujete mimoriadne citlivými informáciami, ktoré máte zaznamenané vo fyzických dokumentoch, neriskujte ich zneužitie. Vyberte si skartátor zodpovedajúci takému stupňu utajenia, aký potrebujete.

Supertajné dokumenty

V tejto kategórii sa nachádzajú skartovacie stroje určené pre tie najtajnejšie dokumenty, pri ktorých úniku či opätovnej obnove hrozí riziko vysokých škôd z uniknutých informácií. Skartátor Securio P36i 1x5mm rozseká papierové dokumenty pomocou rezacích valcov z tvrdenej masívnej ocele na nepatrné čiastočky. Tento skartovací stroj podlieha navyššiemu stupňu utajenia, čiže stupňu číslo 6.

Supertajné dokumenty

Tajné dokumenty

Kategória tajných dokumentov sa vyznačuje vysokou citlivosťou údajov, ktoré majú dôležitý význam pre spoločnosť a ich prípadné zneužitie by mohlo viesť k škodám značného rozsahu. O bezpečnú likvidáciu takýchto dokumentov sa postará Skartátor Securio P36i 1,9x15mm, ktorý rozdrví až 16 listov naraz. Tento skartovací stroj má stupeň utajenia 4.

Dôverné dokumenty

V prípade, že potrebujete zoskartovať dokumenty obsahujúce dôverné informácie, siahnite po skartátore Securio P36i 4,5x30mm. Dokáže skartovať aj nepotrebné CD či DVD nosiče obsahujúce citlivé dáta. Vhodný je aj na skartáciu platobných kariet a kariet z plastu.

Vyhradené dokumenty

Ak sa potrebujete pravidelne zbavovať dokumentov formou skartácie počas dňa, odporúčame vám siahnuť po skartovacom zariadení, ktoré nie je náročné na priestor či umiestnenie. To je prednosťou skartátora Securio C18 5,8mm, ktorý sa vyznačuje plynulým a tichým chodom motora, ktorým nebudete rušiť kolegov pri práci.

Vyhradené dokumenty

Nezabúdajte ani na tieto povinnosti

Nezabúdajte, že likvidácia osobných údajov musí byť úplná. Pokiaľ nemáte písomný súhlas od dotknutých osôb, v ktorom vám povoľujú uchovávať či spracovávať svoje osobné údaje, je potrebné takéto dokumenty zlikvidovať. V prípade, že chcete o GDPR vedieť ešte viac, prečítajte si článok, čo je GDPR a ako ovplyvní vašu firmu.

 

Likvidácia dokumentov je potrebná aj v prípade uplynutia doby, na ktorú vám dotknuté osoby poskytli súhlas na spracovanie a uchovávanie ich údajov. Odporúčame vám preto archivovať dokumenty obsahujúce osobné údaje s označením roku, kedy majú byť údaje zlikvidované.

Pamätajte aj na duplikáty dokumentov, nakoľko skartovanie musí byť úplné.

V prípade porušenia nariadení o ochrane a spracovávaní osobných údajov hrozia vysoké pokuty. V súčasnosti až do výšky 20 miliónov eur alebo 4 % z celkového obratu vašej spoločnosti. Aj z tohto dôvodu je lepšie s dokumentmi obsahujúcimi osobné údaje nakladať v súlade so zákonom.

LamiClub

LamiClub

Darčekový programChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri objednávke cez EshopChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri platbe v hotovosti

Doprava zdarma

Doprava zdarma

Pri objednávke nad 50 €Chcem vedieť viac>