BLOG Lamitec > Archivácia firemných dokumentov. Ako dlho musia byť v zakladačoch?

Archivácia firemných dokumentov. Ako dlho musia byť v zakladačoch?

V článku vysvetlíme, ktoré dokumenty je nutné archivovať. Tiež sa pozrieme na to, ako by mal vyzerať ideálny priestor na archiváciu a doba, počas ktorej nesmiete papierovú dokumentáciu vyhodiť. Okrem toho odkážeme na praktických pomocníkov, ktorí vám prácu s archivovaním spríjemnia a uľahčia. 

Aj napriek digitálnej dobe tu máme mnoho firiem, ktoré dávajú prednosť dokumentom v klasickej papierovej podobe. Ich správa je dôležitou súčasťou najmä v rôznych organizáciách, ktoré pracujú s citlivými údajmi svojich klientov. Po čase sa vo vašej firme môže objaviť príliš veľa dokumentov alebo záznamov. Ak ich momentálne nevyužívate, jediným riešením je archivácia, s ktorou vám pomôžu pákové či krúžkové zakladače, škatule, rôzne obaly a dosky.

 

Jej výhodami sú napríklad bezpečnosť, jednoduchá manipulácia, prehľadnosť, voľnejší priestor v kancelárii alebo okamžitý prístup ku všetkým dokumentom. Aby ste si ich však mohli užiť naplno, najprv musíte vedieť, ktoré dokumenty je nutné archivovať a ako s nimi počas tohto procesu zachádzať. 

Archivácia sa netýka len účtovníctva

Samozrejmou súčasťou vašich archívov majú byť podľa zákona:

  • výročné správy,
  • účtovné zápisy,
  • knihy,
  • doklady, uzávierky,
  • odpisový plán či záznamy o inventúrach.

 

Okrem nich by ste však nemali zabudnúť ani na ďalšie dôležité firemné dokumenty, medzi ktoré patria napríklad mzdová a obchodná agenda, osobné spisy zamestnancov či údaje o klientoch. 

Ideálny priestor musí byť hlavne bezpečný

Pri vytváraní miesta na archiváciu si treba uvedomiť hlavne to, že papierové dokumenty sú citlivé na trvalé škody, ktoré môžu spôsobiť záplavy, požiar či iné prírodné katastrofy. Práve preto vašu dokumentáciu musíte uložiť na mieste, kde bude dobre chránená. Ideálne je miesto mimo kancelárie. Dokumenty by mali byť uložené v pákových alebo krúžkových zakladačoch, ktoré sa následne vkladajú do škatúľ na archiváciu.

 

Tie ich dokonale ochránia pred prachom, nečistotami a vlhkosťou. Škatule by v žiadnom prípade nemali byť na zemi, ale na vysokej polici, ktorá pomôže v prípade vniknutia vody. Miestnosť, kde dokumenty budete skladovať by mala mať klimatizáciu, protipožiarny systém a alarm. 

Dva, ale aj sedemdesiat rokov

Odpovede na otázku, ako dlho musia byť vaše dokumenty v zakladačoch, sa rôznia a vždy záleží na ich type. Minimálna povinná lehota začína na dvoch rokoch. Týkajú sa jej menej dôležité dokumenty, medzi ktoré patrí bežná korešpondencia, potvrdenia týkajúce sa nákupu strojov a zariadení alebo dokumentácia škôd.

 

Päťročná lehota sa týka napríklad zmlúv, ktoré stratia svoju platnosť, alebo evidencie PN vašich zamestnancov. Pokladničné bloky, výplatné listiny, knihy faktúr alebo nájomné zmluvy si musíte archivovať desať rokov. 50 rokov by ste mali vo firemnom archíve držať uložené mzdové listy a spisy zamestnancov až do ich sedemdesiatich rokov.

 

Ak dodržíte tieto zásady, vaša archivácia bude bezpečná a zo zákona správna. Ešte pred jej začatím by ste si však mali dokumenty dôkladne pretriediť, aby ste všetko nepotrebné mohli vyhodiť, prípadne inak zlikvidovať

LamiClub

LamiClub

Darčekový programChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri objednávke cez EshopChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri platbe v hotovosti

Doprava zdarma

Doprava zdarma

Pri objednávke nad 50 €Chcem vedieť viac>