Archivácia firemných dokumentov. Ako dlho musia byť v zakladačoch?

V článku vysvetlíme, ktoré dokumenty je nutné archivovať. Tiež sa pozrieme na to, ako by mal vyzerať ideálny priestor na archiváciu a doba, počas ktorej nesmiete papierovú dokumentáciu vyhodiť. Okrem toho odkážeme na praktických pomocníkov, ktorí vám prácu s archivovaním spríjemnia a uľahčia. 

Všetko pre archiváciu nájdete v Lamitec

Aj napriek digitálnej dobe tu máme mnoho firiem, ktoré dávajú prednosť dokumentom v klasickej papierovej podobe. Ich správa je dôležitou súčasťou najmä v rôznych organizáciách, ktoré pracujú s citlivými údajmi svojich klientov. Po čase sa vo vašej firme môže objaviť príliš veľa dokumentov, papierových žiadostí alebo iných papierových záznamov. Postupne tak vysvitne otázka, kam s nimi. Riešením na tieto problémy je archivácia a ich organizácia. Ako prvé potrebuje mať dostatočne veľký priestor na archiváciu, či už vo forme skrine, poličiek alebo v prípade väčších firiem aj v podobe samostatnej miestnosti. Následne sa môžete pustiť do samotnej archivácie. 

 

Hlavné výhody archivácie sú predovšetkým bezpečnosť, jednoduchá manipulácia, prehľadnosť, voľnejší priestor v kancelárii alebo okamžitý prístup ku všetkým dokumentom. Možnosť takmer okamžitého vyhľadania potrebných informácií je hlavnou prednosťou archivácie. V zásade vám s archiváciou pomôže niekoľko kategórii produktov na archiváciu - pákové zakladače, krúžkové zakladače, škatule a boxy na archiváciu, euroobaly, rozraďovače alebo obaly a boxy s gumičkou.

 

V ponuke okrem vyššie zmienených produktov nájdete aj množstvo ďalších, ktoré slúžia na každodennú a opakovanú prácu s archivovanými dokumentami, prípadne vám pomôžu s lepšou organizáciou a usporiadaním dokumentov. Pretože polovicou úspechu pri archivácií je možnosť bez väčších problémov v čo najkratšom čase nájsť presne to, čo potrebujete - faktúru, príjmový doklad, záručný list alebo iný dôležitý dokument. 

Archivácia sa netýka len účtovníctva


Samozrejmou súčasťou vašich archívov majú byť podľa zákona:
 

  • výročné správy
  • účtovné zápisy
  • knihy
  • doklady, uzávierky
  • odpisový plán
  • záznamy o inventúrach

 

Okrem nich by ste však nemali zabudnúť ani na ďalšie dôležité firemné dokumenty, medzi ktoré patria napríklad mzdová a obchodná agenda, osobné spisy zamestnancov či údaje o klientoch. Poctivá archivácia všetkých zmienených dokumentov zabezpečí možnosť rýchlo a bez problémov dohľadať všetko potrebné. Pre každý typ dokumentov je zároveň možné zvoliť zodpovedajúcu formu archivácie, prípadne zvoliť uloženie dokumentov, ktoré najlepšie vyhovujú vašim zvyklostiam a požiadavkám pre archiváciu. 
V prípade, že už máte vo svojej spoločnosti zavedené podobné pravidlá, a je komplikované ich zmeniť, môžete na archiváciu nových dokumentov a ich sprehľadnenie použiť praktické samolepiace vrecká, v ktorých môžete jednotlivé štítky meniť podľa uváženia. 

Priestor pre úschovu dokumentov musí byť predovšetkým bezpečný

Pri vytváraní miesta na archiváciu si treba uvedomiť, že papierové dokumenty sú citlivé na trvalé škody, ktoré môžu spôsobiť záplavy, požiar alebo iné prírodné katastrofy. Preto všetku dokumentáciu musíte uložiť na mieste, kde bude dobre chránená. Ak to priestorové možnosti dovoľujú, ideálne uloženie je mimo kancelárie. Dokumenty by mali byť uložené v pákových alebo krúžkových zakladačoch, ktoré sa následne vkladajú do škatúľ na archiváciu.

 

Tie ich dokonale ochránia pred prachom, nečistotami a vlhkosťou. Škatule by v žiadnom prípade nemali byť na zemi, ale na vysokej polici, ktorá pomôže v prípade vniknutia vody. Miestnosť, kde dokumenty budete skladovať by mala mať klimatizáciu, protipožiarny systém a alarm. V prípade, že hľadáte novú miestnosť na archiváciu, odporúčame vždy zvoliť o niečo väčšie priestory, aké aktuálne potrebujete. Do archivačných miestností sa výborne hodí pevný a stabilný kovový nábytok, ktorý vydrží dlho a zároveň znesie aj občasné nešetrné zaobchádzanie (buchnutie škatuľami, väčšia možnosť zaťaženia). Naviac, kovový nábytok umožňuje jednoducho prestaviť poličky na požadovanú výšku. 

Rôzne lehoty na archiváciu podľa typov dokumentov

Odpovede na otázku, ako dlho musia byť vaše dokumenty v zakladačoch, sa rôznia a vždy záleží na ich type. Minimálna povinná lehota začína na dvoch rokoch. Týkajú sa jej menej dôležité dokumenty, medzi ktoré patrí bežná korešpondencia, potvrdenia týkajúce sa nákupu strojov a zariadení alebo dokumentácia škôd. V prípade, že pri konkrétnom dokumente nie je stanovená doba archivácie, odporúčame archivovať daný dokument podľa interných potrieb vás alebo vašej spoločnosti. 


Štandardne platí, že lehota na uloženie účtovných dokladov je 10 rokov, pričom táto lehota platí aj na uloženie účtovných dokladov, ktoré sa zahŕňajú do DPH. V prípade napr. mzdových listov je lehota na ich uloženie v trvaní 50 rokov. V prípade osobných spisov zamestnanca je platná lehota na uskladnenie týchto spisov v dĺžke 70 rokov, avšak táto dĺžka sa ráta od dátumu narodenia zamestnanca. Vždy je ale potrebné si v aktuálne platnej legislatíve zistiť, aká lehota sa vzťahuje na konkrétny doklad, prípadne dokument. Napr. v prípade lekára je lehota na uschovanie zdravotných záznamov pacienta v dĺžke 20 rokov, avšak, počíta sa od posledného poskytnutia zdravotnej starostlivosti konkrétnemu pacientovi. 

Nezabúdajte ani na fakt, že zo všetkými dokumentmi, ktoré obsahujú citlivé údaje je potrebné narábať podľa aktuálne platnej legislatívy - najlepším riešením je ich zoskartovať. Na to slúžia rôzne skartovacie stroje.