Šikovná archivácia: Aké dokumenty patria do archivačných škatúľ?

Povinnosť uchovávať a archivovať zmluvné, účtovné a mzdové dokumenty vymedzuje zákon. Tieto ustanovenia sa neustále menia a upravujú. Viete, ktoré dokumenty by ste mali uchovávať a ako dlho? Mali by ste si podľa toho vyberať aj archivačné škatule?

Koľko škatúľ vlastne potrebujete?

Archivácia faktúr, zmlúv, údajo o zamestnancoch a iných dôležitých dokumentov je dnes vo firmách samozrejmosťou. V archivovaných dokumentoch treba mať poriadok a vďaka nášmu článku budete mať jasno v tom, koľko škatúľ na archiváciu treba objednať.

Podklady k pracovnému pomeru

Podklady k pracovnému pomeru by ste mali uchovávať v rozmedzí od jedného do 70 rokov. Ktoré sú tie najhlavnejšie?

 

  • 12 mesiacov – v prípade, že kandidát súhlasí s účasťou v ďalšom procese náboru, životopisy s prílohami uchovajte po dobu 12 mesiacov,
  • 3 roky – do archivačných krabíc na dobu tri roky určite odložte záznamy o dochádzke, záznamy o dovolenkách a kolektívne zmluvy,
  • 5 rokov – medzi najbežnejšie dokumenty, ktoré by ste mali archivovať 5 rokov, patria rodinné a materské prídavky, vyhlásenia k daňovým priznaniam a opis pracovných činností,
  • viac rokov – podklady k pracovnému pomeru, ktoré je dobré archivovať viac rokov sú podklady do sociálnej poisťovne (10 rokov), hodnotenia spôsobilosti na výkon rizikového povolania (20 rokov), osobné zložky zamestnancov (70 rokov).
Podklady k pracovnému pomeru

Archivácia zmlúv

Na rozdiel od podkladov k pracovnému pomeru, ktoré nie sú ošetrené zákonom, archiváciu rôznych typov zmlúv upravuje Občiansky a Obchodný zákonník. Čo je dôležité archivovať? 

 

Odkladajte zmluvy s dodávateľmi, vrátane podkladov týkajúcich sa týchto zmlúv (objednávky, predpisy, všeobecné obchodné podmienky). Nezabúdajte ani na zmluvy s odberateľmi. Všetko tieto dokumenty je potrebné uchovať po dobu 4 rokov od ukončenia zmluvy.

Archivácia zmlúv

Archivácia účtovných dokumentov

Účtovné dokumenty je potrebné podľa Zákona o účtovníctve archivovať minimálne 10 rokov. Základné dokumenty, ktorých sa táto doba týka, sú:

 

  • predajné faktúry,
  • ostatné kópie a fotokópie faktúr, bločkov, príjmových dokladov,
  • účtovné správy,
  • zápočty,
  • výpisy z účtov,
  • potvrdenia o prevodoch,
  • diaľničné známky a iné.

 

Pri mnohých dokumentoch, ktoré vám denne prechádzajú rukami, si možno ani neuvedomíte, koľko z nich je potrebné archivovať celé roky. Ak si nie ste istí, určite sa poraďte so svojím účtovníkom alebo dobrým právnikom.Ušetríte si tak prípadné sankcie pre nedodržanie svojich povinností.