Šikovná archivácia: aké dokumenty patria do archivačných škatúľ?

Povinnosť uchovávať a archivovať zmluvné, účtovné a mzdové dokumenty vymedzuje zákon. Tieto ustanovenia sa neustále menia a upravujú. Viete, ktoré dokumenty by ste mali uchovávať a ako dlho? Mali by ste si podľa toho vyberať aj archivačné škatule? Prečítajte si niekoľko krátkych rád, ako sa nepopáliť pri archivácii zmienených dokumentov, a aké boxy na archiváciu zvoliť?

Čo budete archivovať a ako?

Archivácia dôležitých údajov je dnes samozrejmosť. Na jednu stranu si túto činnosť vyžaduje štát, na druhú stranu je vždy lepšie uchovávať určité dôležité dokumenty pre prípad potreby. Zákon určuje, že každý má povinnosť uchovávať účtovné, archivačné a zmluvné dokumenty - doba ich archivácie sa ale značne líši. Hneď na začiatku je dôležité vybrať si tú správnu metódu archivácie, aby ste neskôr nenarazili na zbytočné problémy - archivácia dôležitých dokumentov tak bude nielen jednoduchšia, prehľadnejšia alebo predovšetkým rýchlejšia. 

 

Viac o dĺžke stanovenej na archiváciu píšeme v článku o archivácií firemných dokumentov. V úplných začiatkoch je dôležité poznať svoje priestorové možnosti, ktorým následne môžete prispôsobiť spôsob archivácie dokumentov, zmlúv a ďalších náležitostí. Keď ste si objasnili, aké možnosti sú vo vašom dosahu, odporúčame urobiť menšiu inventúru v dokumentoch, ktoré podliehajú, respektíve ktoré chcete archivovať. Následne budete mať jasnejšiu predstavu, čo konkrétne budete archivovať a môžete si lepšie rozvrhnúť jednotlivé časti v priestore. 

 

Archivácia môže byť zábavou

Samozrejme, ešte pred samotnou archiváciou a triedením dokumentov odporúčame zistiť, aké rozličné produkty na archiváciu a organizáciu existujú. Umožní vám to získať širší prehľad nad všetkými možnosťami, ktoré už dnes na trhu existujú. Nemusíte tak hneď skončiť u archivačných krabíc, ako tomu napovedá názov článku. Pokojne môžete zvoliť archivačné produkty, ktoré vám budú vyhovovať viac. Bežnou alternatívou k archivačným škatuliamrôznorodé pákové zakladače, plastové obaly s cvočkom prípadne závesné obaly na dokumenty.

 

Nestarnúcou klasikou, ktorá je obľúbená naprieč mnohými spoločnosťami predstavujú klasické kartónové škatule na archiváciu. Vyrábajú sa v rôznych veľkostiach, s rôznou hrúbkou použitého materiálu, pre rôzne účely využitia, taktiež je možné nájsť modely s vrchnákom alebo aj bez. Všetko záleží na vašich aktuálnych potrebách a type archivovaného dokumentu. 

Archivácia môže byť zábavou

Druhy škatúľ na archiváciu

Priestory na archiváciu už máte, rýchly prehľad archivovaných dokumentov taktiež a urobili ste si aj základný prehľad dostupných produktov. Pozrime sa spoločne na jednotlivé typy škatúľ na archiváciu.

 

  • Klasické škatule na archiváciu - poznáme ich azda všetci, sú vyrobené z klasického kartónu a zároveň sú aj cenovo najdostupnejšie. Jednotlivé škatule disponujú rozličnými vrchnákmi s rôznym otváraním. Nájdete modely so sklápacím vekom, s odnímateľným vekom alebo s predným otváraním.
  • Laminované škatule na archiváciu - základný materiál na výrobu je kartón, avšak má úpravu laminovaním na povrchu. Tým sa dosiahne vyššia pevnosť škatule, čím sa zvýši aj povolená váha dokumentov, ktoré v nej chcete uschovať. Takmer väčšina laminovaných škatúľ sa dodáva s odnímateľným vekom. Výhodou je možnosť dodania naozaj pestrofarebných laminovaných škatúľ.
  • Archívne boxy - vhodné pre dokumenty do rozmeru A4. Vhodný doplnok ku klasickým škatuliam na archiváciu.
  • Archív na časopisy - špecifický typ archivačnej škatule, respektíve boxu, ktorý je určený na archiváciu časopisov, katalógov, prípadne letákov. V závislosti od zvoleného rozmeru a šírky je možné archivovať v jednom archíve na časopisy až niekoľko výtlačkov.
  • Plastové archivačné škatule - archivačné škatule vyrobené z plastu poskytnú dostatočnú pevnosť na archiváciu aj ďalších typov médií, nielen dokumentov. Môžete spolu s papierovými dokumentami archivovať aj CD, DVD a ďalšie médiá, ktoré môžu byť súčasťou papierových dokumentov. Je možné ich ukladať na seba, pričom ich pevnosť umožňuje väčšie zaťaženie ako v prípade kartónových škatúľ na archiváciu.
  • Archívne spony - výborný doplnok k archivačným škatuliam.

Teraz už len všetko pekne poukladať

Dostupné produkty na archiváciu sú naozaj rôznorodé, takže v prípade, že ste si ešte nie úplne istý, aké budú pre vás vhodné, odporúčame obrátiť sa na odborníkov. Ak ale už máte jasno, ktoré archivačné škatule budú pre vás tie pravé, môžete sa pustiť do samotnej archivácie. Ak ste si predtým jednotlivé dokumenty v rýchlosti roztriedili, výborne, máte časť archivácie za sebou. Ak nie, urobte tak teraz. Jednotlivé dokumenty môžete deliť podľa rôznych kritérií:

 

  1. Podľa interného predpisu vašej spoločnosti 
  2. Podľa roku vydania dokumentu 
  3. Podľa druhu dokumentu 
  4. Podľa oddelenia, ktoré daný dokument spracovalo 
  5. Mix vyššie zmienených 

Samozrejme, vyššie zmienené delenia sú orientačné, môžete si zvoliť také, ktoré najlepšie vyhovuje vašim potrebám. I keď vo väčšine prípadov sa môžeme stretnúť s delením podľa dátumu vydania daného dokumentu. 

 

Okrem prehľadného uloženia konkrétnych dokumentov do archivačných škatúľ odporúčame prehľadne označiť aj miesta v rámci miestnosti, kam jednotlivé škatule uložíte. Môžete ich označiť napr. písmenami abecedy, číslicami, prípadne kombináciou oboch. Následne už môžete ukladať dokumenty do jednotlivých škatúľ. Keď naplníte škatuľu, nezabudnite si ju označiť vopred zvoleným spôsobom. Každá škatuľa na archiváciu má miesto na takéto poznámky. Odporúčame použiť kvalitné a ťažko zmazateľné perá alebo popisovače. Keďže archiváciou sa majú konkrétne dokumenty uskladniť naozaj na niekoľko rokov, trvácnosť označenia je naozaj dôležitá. 

Ako často archivovať?

Odpoveď na túto otázku nie je vôbec zložitá. Archivovať jednoducho musíte vždy, keď si to daný dokument vyžaduje. To znamená, že ak už daný dokument nebudete momentálne potrebovať, je dobré ho v čo najkratšom čase zaradiť medzi ostatné archivované dokumenty. Zároveň tak budete mať všetko na jednom mieste, prehľadne zoradené a v prípade potreby sa k dokumentu rýchlo dostanete. Zároveň ochránite dokument pred neželaným poškodením. 

 

Univerzálne pravidlo teda neexistuje, platí zásada čím skôr, tým lepšie. Prehľadne uložené dokumenty sú základom pre spoľahlivé fungovanie vašej spoločnosti. Všetok čas, ktorý archivácii venujete na začiatku sa vám nepochybne vrátia neskôr - vždy, keď budete niečo hľadať. Veríme, že vám tento stručný sprievodca archiváciou pomohol a archivácia bude pre vás opäť o niečo ľahšia.