BLOG Lamitec > Šikovná archivácia: Aké dokumenty patria do archivačných škatúľ?

Šikovná archivácia: Aké dokumenty patria do archivačných škatúľ?

Povinnosť uchovávať a archivovať zmluvné, účtovné a mzdové dokumenty vymedzuje zákon. Tieto ustanovenia sa neustále menia a upravujú. Viete, ktoré dokumenty by ste mali uchovávať a ako dlho? Mali by ste si podľa toho vyberať aj archivačné škatule?

Koľko škatúľ vlastne potrebujete?

Archivácia faktúr, zmlúv, údajo o zamestnancoch a iných dôležitých dokumentov je dnes vo firmách samozrejmosťou. V archivovaných dokumentoch treba mať poriadok a vďaka nášmu článku budete mať jasno v tom, koľko škatúľ na archiváciu treba objednať.

Podklady k pracovnému pomeru

Podklady k pracovnému pomeru by ste mali uchovávať v rozmedzí od jedného do 70 rokov. Ktoré sú tie najhlavnejšie?

 

  • 12 mesiacov – v prípade, že kandidát súhlasí s účasťou v ďalšom procese náboru, životopisy s prílohami uchovajte po dobu 12 mesiacov,
  • 3 roky – do archivačných krabíc na dobu tri roky určite odložte záznamy o dochádzke, záznamy o dovolenkách a kolektívne zmluvy,
  • 5 rokov – medzi najbežnejšie dokumenty, ktoré by ste mali archivovať 5 rokov, patria rodinné a materské prídavky, vyhlásenia k daňovým priznaniam a opis pracovných činností,
  • viac rokov – podklady k pracovnému pomeru, ktoré je dobré archivovať viac rokov sú podklady do sociálnej poisťovne (10 rokov), hodnotenia spôsobilosti na výkon rizikového povolania (20 rokov), osobné zložky zamestnancov (70 rokov).
Podklady k pracovnému pomeru

Archivácia zmlúv

Na rozdiel od podkladov k pracovnému pomeru, ktoré nie sú ošetrené zákonom, archiváciu rôznych typov zmlúv upravuje Občiansky a Obchodný zákonník. Čo je dôležité archivovať? 

 

Odkladajte zmluvy s dodávateľmi, vrátane podkladov týkajúcich sa týchto zmlúv (objednávky, predpisy, všeobecné obchodné podmienky). Nezabúdajte ani na zmluvy s odberateľmi. Všetko tieto dokumenty je potrebné uchovať po dobu 4 rokov od ukončenia zmluvy.

Archivácia zmlúv

Archivácia účtovných dokumentov

Účtovné dokumenty je potrebné podľa Zákona o účtovníctve archivovať minimálne 10 rokov. Základné dokumenty, ktorých sa táto doba týka, sú:

 

  • predajné faktúry,
  • ostatné kópie a fotokópie faktúr, bločkov, príjmových dokladov,
  • účtovné správy,
  • zápočty,
  • výpisy z účtov,
  • potvrdenia o prevodoch,
  • diaľničné známky a iné.

 

Pri mnohých dokumentoch, ktoré vám denne prechádzajú rukami, si možno ani neuvedomíte, koľko z nich je potrebné archivovať celé roky. Ak si nie ste istí, určite sa poraďte so svojím účtovníkom alebo dobrým právnikom.Ušetríte si tak prípadné sankcie pre nedodržanie svojich povinností.

LamiClub

LamiClub

Darčekový programChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri objednávke cez EshopChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri platbe v hotovosti

Doprava zdarma

Doprava zdarma

Pri objednávke nad 50 €Chcem vedieť viac>