BLOG Lamitec > Rok po GDPR: viete, ako skartovať tajné či vojenské dokumenty?

Rok po GDPR: viete, ako skartovať tajné či vojenské dokumenty?

Minulý rok, 25. mája 2018, nadobudla platnosť regulácia o ochrane osobných údajov. Používatelia sú lepšie chránení pred ich zneužitím. Nariadenie sa dotýka firiem, inštitúcií aj jednotlivcov, a tiež tých, ktorí analyzujú dáta používateľov webov či aplikácií. Vyznáte sa v úrovniach bezpečnosti? Prezrite si príklady z praxe.

GDPR sa rovnako týka aj offline sveta, najmä bankových a poisťovacích inštitúcií, zdravotníctva, verejnej správy, e-shopov, výroby či služieb. Používatelia majú právo kedykoľvek požiadať o informácie, ktoré sú o nich zhromažďované.

 

Tiež môžu požiadať o ich vymazanie  či neudelenie súhlasu s údajmi nakladať a naďalej ich uchovávať. Používateľ je oprávnený žiadať informáciu, aké osobné údaje o vás konkrétna firma zhromažďuje. Viac nájdete v blogovom článku: čo je GDPR a ako ovplyvní vašu firmu.

 

Aj rok po zavedení GDPR však mnohí nemajú jasno v tom, ako skartovať citlivé dokumenty. Spoľahliví výrobcovia si vedia poradiť nielen s nastavením svojich skartovacích zariadení, ale aj so splnením bezpečnostných noriem.

Aké normy odporúčajú pri skartovaní profesionáli?

Výrobca HSM odporúča použitie bezpečnostnej úrovne P 4, prípadne vyššej. Nižšie úrovne skartovania sú vhodné pre dokumenty, ktoré neobsahujú údaje podliehajúce regulácii GDPR. Akú úroveň spĺňa skartovací prístroj, nájdete uvedené v jeho popise. Je to jeden z parametrov, ktorý by ste mali pri kúpe skartovacieho zariadenia zvážiť. Iba tak bude plniť účel, na ktorý ste si ho zakúpili.

 

Ako sa môžete dočítať aj v článku o tom, ktoré dokumenty skartovať a ktoré archivovať, skartovanie dokumentov je naviazané na stupeň utajenia. V praxi to znamená, že čím citlivejšie údaje dokument obsahuje, tým jemnejšie musí byť zoskartovaný.
 

Čo zohľadniť pri výbere skartovacieho zariadenia?

Kritérií je viacero. Podľa odborníkov z HSM môžete skartovacie zariadenie vyberať na základe oblasti použitia. Pre menšie kancelárie s 1 až 3 zamestnancami postačí menšie skartovacie zariadenie, než pre firmy sídliace na niekoľkých poschodiach.

Náročnosť obsluhy skartovacieho stroja je tiež jedným z dôležitých kritérií. Mnohé súčasné skartovacie zariadenia majú už intuitívnu navigáciu. Preto ich obsluhu zvládnu aj väčšie počty zamestnancov – a to bez podrobného a zdĺhavého zaškoľovania.

 

Tiež je dôležité zohľadniť, ako často a v akých množstvách budete materiály skartovať. Podľa toho vyberte veľkosť skartovacieho zariadenia. Pravidlo „čím väčšie, tým lepšie“ nemusí platiť, pokiaľ je vaším kritériom zároveň skartovanie dokumentov na čo najmenšie čiastočky. Práve rozmer čiastočiek je priamo úmerný bezpečnostnej úrovni skartovacieho zariadenia.

Čo zohľadniť pri výbere skartovacieho zariadenia?

Podľa čoho sa líšia bezpečnostné úrovne skartovacích zariadení?

Čím citlivejšie údaje, tým jemnejšie treba skartovať. Na úrovni P 4 sa skartujú finančné hlásenia, platové výkazy či osobné zložky. Obsahujú citlivé a dôverné údaje. Veľkosť rezu pri skartovaní by sa mala pohybovať v rozmedzí 3,9 - 4,5 × 30 milimetrov. Jeden list veľkosti A4 sa pri bezpečnostnej úrovni P 4 dá rozrezať na približne 389 častí.

 

Úroveň P 5 je určená prísne dôverným dokumentom dôležitého významu. Do tejto kategórie patria napríklad patenty, podklady ku konštrukciám, strategická dokumentácia a pracovné zmluvy. Preto by každé personálne oddelenie malo byť vybavené skartovacím strojom, ktorý dokáže hárok papiera veľkosti A4 rozrezať približne na 2 079 častí s veľkosťou rezu 1,9 × 15 milimetrov.

 

Dokumenty vyžadujúce vysokú úroveň bezpečnosti sa musia skartovať na úrovni P 6. Ide najmä o úradné dokumenty v sektore verejnej správy, výskumné či vojenské dokumenty. Jeden hárok papiera s rozmerom A4 dokáže skartovací stroj tejto úrovne rozsekať približne na 6 237 častíc s rozmerom 0,79 × 11 milimetrov.

 

Uplatnenie nachádzajú najmä v štátnych inštitúciách verejnej správy, s obľubou ich využívajú aj ministerstvá a spoločnosti, ktoré sa venujú obzvlášť citlivým témam v oblasti vedy, výskumu či civilnej ochrany.

LamiClub

LamiClub

Darčekový programChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri objednávke cez EshopChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri platbe v hotovosti

Doprava zdarma

Doprava zdarma

Pri objednávke nad 50 €Chcem vedieť viac>