5 tipov na efektívne archivovanie dokladov v domácnosti

Väčšinou sa pojem archivácia spája s firemných a komerčným prostredím. Málokedy sa spomínaný výraz spája s domácnosťou. Prehľad vo všetkých dokumentoch, faktúrach, kúpno-predajných zmluvách a bločkoch je dôležitý aj v domácom prostredí. Reklamácia chybného tovaru alebo reklamácia vykonaných služieb bude jednoduchšia so správnym dokladom. Výhodou oproti firemnému prostrediu je oveľa nižšie množstvo dokumentov, ktoré je potrebné archivovať. Poďme sa pozrieť na jednotlivé tipy, ako zvládnuť archiváciu v domácnosti.

Archivovanie v domácnosti pomocou zakladačov

Inšpiráciou, ako začať archivovať doklady v domácnosti vám môže byť aj náš článok o archivácii firemných dokumentov. Nájdete v ňom základné postupy, ako archivovať dokumenty vo firmách a ako správne pri ich archivácii postupovať. V prípade domáceho prostredia odpadá nutnosť samostatnej miestnosti, nakoľko všetky dokumenty, zmluvy a bločky pravdepodobne nezaberú tak veľký priestor. 

1. Obľúbené zakladače

 

Poznáme ich všetci. Klasické pákové zakladačekrúžkové zakladače sú častokrát súčasťou nielen kancelárskeho, ale aj domáceho vybavenia. Ponúkajú prvú voľbu, ako začať s archiváciou dokumentov v domácich podmienkach. Ich použitie je jednoduché, poskytujú dostatočnú ochranu papierovým dokumentov a ľahko sa v nich orientuje. Mnohé sa dodávajú s pár kusmi euroobalov, takže okamžite po ich kúpe môžete začať s archiváciou. Hlavne na začiatku si vystačíte aj s jedným pákovým alebo krúžkovým zakladačom. 

 

Nevýhoda klasických zakladačov tkvie v neprehľadnosti. V domácich podmienkach často po sebe nasledujú dokumenty z rozličných rokov, prípadne aj s odstupom niekoľkých rokov. Na konci sa tak stane, že v jednom zakladači sú dokumenty z časového obdobia 10 rokov. Potom sa v nich orientuje naozaj ťažko.

2. Dobrá organizácia je základom archivácie

 

Správna a prehľadná archivácia dokladov v domácnosti si vyžaduje správnu časovú a vecnú následnosť. Znamená to prehľadné uloženie dokumentov podľa vopred zvoleného kritéria. Na začiatok môžete zvoliť archiváciu podľa dátumu alebo podľa témy, ktorú dokumenty obsahujú. Bežne dostupný pákový zakladač alebo krúžkový zakladač stačí doplniť praktický rozraďovačom a v uložených dokumentoch bude poriadok. 

 

Rozraďovač umožní predeliť jednotlivé dokumenty podľa vyššie zmienenej následnosti. Môžete si ich rozdeliť napríklad podľa jednotlivých mesiacov v roku, prípadne podľa témy, ktorej sa dotýkajú. Pracovné dokumenty a výplatné pásky, dokumenty od nehnuteľnosti a iných priestorov, dokumenty od vášho automobilu alebo bločky a faktúry z nákup tovarov a služieb. Možností je naozaj neúrekom a záleží od konkrétnych dokumentov, ktoré doma máte, ako sa ich rozhodnete archivovať.

Domáca archivácia dokladov rýchlo a jednoducho

3. Archivácia v plastových obaloch a bločkoch

 

Plastové obaly s cvočkom alebo obaly a boxy s praktickou gumičkou sú obzvlášť vhodné, ak máte viac dokumentov, prípadne konkrétna téma alebo obdobie, ktorého sa dokumenty týkajú je obsiahlejšia, odporúčame siahnuť po zmienenom riešení. Obaly a boxy s cvočkom alebo gumičkou sú väčšie ako klasické euroobaly a zmestí sa do nich viac dokumentov. Zároveň sú predávané v rôznych farbách pre ľahšiu orientáciu. Je možné si ich jednoducho označiť, a v prípade ak nemajú miesto na označenie, môžete použiť samolepiace vrecká, do ktorých vložíte označenie. 

 

Následne boxy a obaly môžete vložiť do krabice na archiváciu. Všetko bude pekne pokope a vždy k dispozícii. Samozrejme, odporúčame takto uložené dokumenty skladovať na suchom mieste. Suché miesto so stálou a optimálnou teplotou, bez priameho slnečného žiarenia - to sú ideálne podmienky na uchovanie dokumentov. V prípade zakúpenia drahšieho tovaru odporúčame jednotlivé bločky skopírovať

4. Archivačné škatule a boxy

 

V prípade, že máte v domácnosti naozaj veľké množstvo dokumentov a iných vecí na archiváciu, jednoznačnou voľbou sú archivačné škatule alebo archivačné boxy. Veľkou výhodou boxov je skutočnosť, že okrem dokumentov môžete do nich uložiť aj menšie predmety. V prípade, že potrebujete uložiť napr. zmluvy a dokumenty, ktorých prílohou sú napríklad kľúče, môžete ich uložiť do archivačného boxu. Zároveň sú škatule aj boxy na archiváciu ľahko prenosné a dlho vydržia. 

 

Veľkou odolnosťou disponujú laminované škatule, ktoré sú priestorovo úsporné a vo vnútri môžu byť vybavené praktickými priehradkami. Opäť sa tak ponúka možnosť archivovania aj drobných predmetov. Archivácia dokladov v domácnosti môže zahŕňať aj kombináciu zakladačov, škatúľ a boxov. To všetko v prípade, že dokumentov je naozaj veľa. V prípade častého sťahovania alebo bývania v podnájmoch je možné dokumenty rýchlo presúvať a jednoducho s nimi manipulovať. 

Archivačné škatule a boxy pre domácu archiváciu

5. Moderné technológie pre archiváciu v domácnosti

 

Prvou modernou lastovičkou v archivácii dokumentov boli nepochybne skenerykopírky. Už viac nehrozilo, že ostanete odkázaný iba na jeden originál. Bloček, ktorý častokrát vplyvom času vybledol, je možné skopírovať a tak ho uchovať na dlhší čas. Zároveň skenery umožnia archivovať dokumenty v elektronickej podobe - je to síce o niečo prácnejšie, avšak takéto dokumenty fyzicky nezaberajú miesto a archivácia naberá ekologický rozmer. Samozrejme, pri rôznych notárskych overeniach a notárom overených dokumentoch je stále potrebná fyzická archivácia dokumentov. 

 

Naskenované dokumenty môžete ďalej ukladať podľa veľkosti, dátumu vytvorenia (naskenovania), podľa témy alebo podľa ďalších ľubovoľných požiadaviek. 

 

V posledných rokoch sa na trhu objavujú aplikácie, ktoré umožňujú pokročilú archiváciu nielen dokumentov. Nepotrebujete tak skener, postačí lepší mobilný telefón s dobrým fotoaparátom, ktorým odfotíte dokument. Následne sa už aplikácia postará o archiváciu dokumentu. Podobne je možné archivovať aj rôzne vernostné karty a mať ich všetky pri sebe.  

 

Za posledné roky je možné archivovať dokumenty v domácnostiach naozaj rozličnými spôsobmi. Veríme, že si z našich tipov vyberiete spôsob, ktorý vám najviac vyhovuje. Moderné metódy archivácie majú svoje úskalia rovnako, ako tie pôvodné. Najlepšou metódou archivácie bude ale vždy tá, ktorá vám umožní rýchlo a jednoducho sa zorientovať v archivovaných dokumentoch.