Prečo tlačiareň nevlastniť a radšej si ju prenajať?

Prenájom tlačiarne vám pomôže ušetriť nielen čas a drahocenné financie ale aj starosti s údržbou tlačiarne, s včasným kupovaním tonerov a so vzniknutými chybami počas používania tlače. Dnes prenájom tlačiarne predstavuje moderný a dlhodobo udržateľný spôsob, ako preukázateľne optimalizovať tlačenie dokumentov. Poďme sa spoločne pozrieť na všetky súvislosti, s ktorými sa môžeme stretnúť pri tejto téme.

Tlačiareň je nevyhnutnou súčasťou kancelárie, no dnes už nejde iba o tlač. V tlačiarni nachádzame komplexný nástroj. Je veľmi ťažké zorientovať sa a správne vybrať. Vždy to začína tak, že tlačiareň sa vyberie, objedná, zapojí... teda aspoň to hovorí teória. 

Tlačiareň nie je investičným majetkom firmy, je to len technológia na spracovanie dokumentov, je to nástroj podpory ktorý si vyžaduje sústavnú pozornosť a tým zamestnáva ľudí vo firme. Ľudí, ktorých odbornosť a zručnosti sú orientované zväčša úplne iným smerom. A tak namiesto produkcie výnosov, strácajú drahocenný čas laborovaním nad niečím, čomu nie úplne dobre rozumejú. 

Mnoho používateľov pri výbere tlačiarne neberie ohľad na objem tlače a do akej miery ju bude mesačne zaťažovať. Toto je ale tá najzásadnejšia informácia, a síce finančná stránka prevádzkových nákladov na najbližších 5,6,7,8... rokov.

V skutočnosti výmena tlačiarne nie je len finančný výdavok, sú to vrásky na čele z toho ako ju nastaviť, spojiť s počítačmi aby vedela hospodárne tlačiť, skenovať, kopírovať.

Kúpou tlačiarne sa všetky starosti iba začínajú.

• kúpa tonerov, ich skladovanie a peniaze uviaznuté v rezervných zásobách.
• vyhodené peniaze za tonery v zásobe v momente keď sa tlačiareň pokazí a oprava je nerentabilná.
• riešenie porúch a hľadanie servisu
• neprehľadné výdavky
• stresový faktor a časová strata v prípade poruchy. Tlačiareň sa pokazí vtedy keď ju potrebujete.
• starosť so spotrebovanými tonermi
• kam s tlačiarňou ktorá doslúžila?
   

Priame, spočítateľné náklady

Aj keď väčšinou nikto vlastne nevie koľko tlačí a koľko ich to stojí. Všeobecné pravidlo je, že lacná tlačiareň generuje vyššie náklady na každú jednu vytlačenú stranu. To sa pri vyššom objeme tlačených dokumentov nazbiera často na slušný balík peňazí. Dosť častým javom je, že prvý set náplní finančne prevyšuje kúpnu cenu tlačiarne. 

Sú výrobcovia ktorí naopak ponúkajú naoko lacnú tlač, no za samotnou lacnou farbiacou náplňou  sú skryté ďalšie komponenty ktoré prinesú neočakávané výdavky. V snahe ušetriť, mnohí používatelia siahajú po alternatívnych náplniach, čo ale vôbec nie je cesta k úsporám.

Priame nepredvídateľné náklady

V deň keď doslúži tlačiareň sa stávajú i zásoby tonerov veľmi často nespotrebovateľnými. Vzniká zbytočný odpad a finančná strata.

Skryté náklady na tlač, a finančné straty

Porucha tlačiarne alebo spotrebovaný toner sa odhalí práve keď potrebujete tlačiť. Servis nepríde hneď. Čo ak sa tak stane, v momente keď potrebujete dať zákazníkovi faktúru alebo zmluvu? Odkladali ste predloženie ponuky na poslednú chvíľu ale tlačiareň odmieta tlačiť. 

Obrovskou, nevnímanou a nevyčísliteľnou stratou je nervozita ktorá vznikne, strata koncentrácie, prenos energie na kolegov, nedajbože na klientov.

Čo už takmer nik nerieši je bezpečnosť siete, bezpečnosť dokumentov a environmentálny aspekt používania tlačiarne.

Rozšírené funkcie moderných tlačiarní vyžadujú konektivitu, čím sa otvára ďalšia téma, téma kybernetickej bezpečnosti. Skenovanie do emailu, cloudu, smartfónu sú veľmi praktické funkcie, zjednodušujúce prácu a šetriace čas. Moderné tlačiarne určené pre firmy poskytujú množstvo nástrojov pre zvýšenie bezpečnosti v sieti. Každé zariadenie s IP adresou je bránou do firemnej siete, nie len pre dokumenty, ale i pre online zločincov. Mnoho firiem aktuálne rieši smernicu NIS2 a správna tlačiareň je riešenie i v tejto oblasti. 

Ochrana citlivých údajov 

Riadený prístup k tlačiarni chráni dokumenty a citlivé dáta firmy a zároveň  zvyšuje komfort pri práci. Zamknutá tlačiareň neumožňuje jej používanie neoprávneným osobám a tým chráni dokumenty na strane vstupu i výstupu. Systém zaznamenáva aké dokumenty kto skenoval či tlačil a ten komfort spočíva v tom že tlačené dokumenty čakajú v tlačiarni na identifikáciu vlastníka tlačovej úlohy a až potom sa tlač spustí. 

Na tlačiarni sa tak nepovaľujú dokumenty, používatelia nemusia v kope papierov hľadať tie svoje výtlačky a obsah dokumentov sa tak nedostáva pred zrak nepovolaných. Zamknutá tlačiareň je najjednoduchším nástrojom pre naplnenie smernice GDPR.

Čo s prázdnymi, spotrebovanými náplňami z tlačiarne a obalmi z nich? Aj keď nepodliehate prísnej evidencii tvorcu odpadu, správnym triedením odpadu šetríte svoje výdavky. Nič toneru a jeho balenia nepatrí do komunálneho odpadu a cesta k najpovolanejším spracovateľom je náročná. 

Ako naložiť s tlačiarňou ktorá doslúžila a s tonermi ktoré sa nestihli spotrebovať? 

Prenájom tlačiarne má obrovské množstvo výhod a v konečnom súčte generuje nižšie náklady ako tie ktoré viete spočítať. Aj s tlačiarňou viete fungovať ako s mobilom, internetom alebo energiami. Používate bez starostí, platíte mesačný paušál a poplatky za spotrebu.

V prvom rade ide o odbornosť poskytovateľa ktorý dokáže 

• Znížiť vaše celkové výdavky na tlač.
• Zbaviť vás úplne všetkých starostí s tlačou a automatizovať procesy.
• Poskytnúť certifikovanú analýzu stavu vášho tlačového prostredia a dokument manažmentu.
• Pripraviť kompletnú architektúru tlačového prostredia šitú na mieru
• Správne vybrať tú najlepšiu tlačiareň pre vás, tým dosiahne pre vás najnižšie možné náklady počas celého životného cyklu. 
• Nastaviť údržbu tak aby eliminoval vaše prestoje spôsobené výpadkami tlače.
• Prevziať na seba zásoby spotrebného materiálu.
• Rozložiť vaše výdavky na celé obdobie služby, nič neplatíte vopred, naopak získavate podrobné prehľady.
• Upratať po sebe, odviezť všetok odpad ktorý prevádzkovaním tlačiarne u vás spôsobil a zabezpečí jeho recykláciu
• Eliminovať vami vyprodukovanú uhlíkovú stopu počas celého trvania služby.
• Pomôcť vám k zvýšeniu vašej vlastnej kybernetickej bezpečnosti a naplneniu smerníc ESG, NIS2 či GDPR
• Kontinuálne optimalizovať vaše tlačové prostredie a prispôsobovať ho vašim meniacim sa potrebám v čase. 
• Sledovať životné cykly vašich tlačiarni a správne načasovať ich obmenu.
• Udržať vás bez neplánovaných výdavkov a nepríjemných prekvapení.
• Pokryť vaše potreby v súvisiacich činnostiach ako je digitalizácia, vytváranie brožúr, objednávanie papiera...

Vzhľadom na postupujúcu digitalizáciu, meniacu sa legislatívu a meniace sa potreby dnes viac tlačíte, zajtra budete viac skenovať a pozajtra tlačiareň už nebudete potrebovať vôbec. Nestrácajte svoj drahocenný čas, zverte sa do rúk profesionálov ktorý budú šetriť vaše peniaze a nervy a prevedie vašu firmu do digitálnej budúcnosti.

Ak chceme byť dobrí v tom čo robíme, musíme sa neustále vzdelávať a mať za sebou podporu silných partnerov.