BLOG Lamitec > Zorganizujte svoje dokumenty s euroobalmi

Zorganizujte svoje dokumenty s euroobalmi

Poznáte tú situáciu, keď neviete nájsť potrebný dokument. Váš zákazník alebo šéf netrpezlivo čaká na linke. Vhodnou organizáciou dokumentov môžete predísť podobným situáciám. Občas stačia aj jednoduché euroobaly.

Momentálne sa stretávame s tým, že väčšina potrebných informácií je uložená v digitálnej forme. Pri tomto type uskladňovania, stačí jednoducho nájsť vhodnú zložku vo vašom počítači. Stále sa však v kanceláriách nevyhneme ani uloženiu dokumentácie v papierovej forme. Akých pravidiel sa treba držať pri jej organizácií?

Zbavte sa nepotrebných dokumentov

Či už pracujete na oddelení ľudských zdrojov, alebo riešite faktúry, nezabudnite pri obdržaní akýchkoľvek papierov vytriediť tie nepotrebné. Doprajte si čas a okamžite zahoďte alebo zoskartujte všetky nerelevantné dokumenty.

 

Ak taktiež dostanete také, ktorých vybavenie vám zaberie iba pár minút, vrhnite sa do toho. Z hľadiska časového manažmentu je neefektívne znova sa k podobným úlohám vracať. To platí napríklad vtedy, ak vám stačí zapísať údaje z papierového dokumentu do tabuľky alebo v prípade, že dokument zablúdil z iného oddelenia a na vaše. Vy mu iba musíte nájsť správnu cestu.

Držte sa konzistentnej metódy triedenia

Keď pracuje v jednom tíme viacero zamestnancov, často sa stáva, že je triedenie dokumentov nesúrodé. Tereza triedi podľa názvu, Dušan podľa dátumu a do toho nováčik Jozef začne zakladať dokumenty podľa pracovníka, ktorý má úlohu na starosti.

 

Dôležité je zvoliť si jednotný štýl. Na výber máte niekoľko možností organizácie:

  • Podľa priority – rozdelíte dokumenty podľa toho, dokedy musia byť vyriešené. Tento systém sa hodí napríklad v prípade, keď triedite faktúry podľa splatnosti alebo úlohy podľa výkonu.
  • Podľa názvu – tento všeobecný systém snáď ani netreba bližšie vysvetľovať. Neexistuje jednoduchší systém, ako zoradiť abecedne podľa názvu projektu alebo klienta.
  • Podľa úkonu – typ, ktorý využijete napríklad pri triedení pošty. Môžete si vytvoriť niekoľko zložiek s názvami, ktoré budú charakterizovať, čo musíte s dokumentmi urobiť, ako „prečítať“ alebo „odoslať“.

 

Dokumenty stačí jednoducho založiť do euroobalov a buď umiestniť do zakladačov, alebo ale vytvoriť prehľadné papierové priečinky, ktoré môžete umiestniť do šuplíka, na stenu alebo na stôl. 

Držte sa konzistentnej metódy triedenia

Vyhýbajte sa preplneným zakladačom a zložkám

Ak máte veľké množstvo dokumentov v jednom zakladači alebo preplnené euroobaly, snažte sa ich zadeliť do viacerých menších skupín. Bude sa vám ľahšie orientovať.

 

Ak sa napríklad rozhodnete pre triedenie podľa abecedy môžete vytvoriť nielen súbory A, B, C, D, ale aj podkategórie, ako Aa – Ak a Al – Az. 

LamiClub

LamiClub

Darčekový programChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri objednávke cez EshopChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri platbe v hotovosti

Doprava zdarma

Doprava zdarma

Pri objednávke nad 50 €Chcem vedieť viac>