Správna faktúra: Ako by mala vyzerať správne vystavená faktúra

Fakturácia je neoddeliteľnou súčasťou podnikania na Slovensku, a to nielen pre podnikateľov, ale aj pre firmy. Každý podnikateľ je povinný vystavovať faktúry pri poskytovaní tovaru alebo služieb, a to z dôvodu správneho zaúčtovania tržieb a odvádzania daní. Správne vystavená faktúra nielenže uľahčuje účtovné procesy, ale tiež slúži ako právny dokument v prípade auditov alebo sporov. 

Faktúra musí spĺňať niekoľko základných náležitostí, aby bola právne platná a splnila požiadavky slovenského právneho systému. Tieto náležitosti sú definované v zákone č. 222/2004 Z. z. o DPH a ďalších predpisoch. Základné náležitosti, ktoré musí faktúra obsahovať, sú nasledovné:

Identifikácia predávajúceho a kupujúceho

Na faktúre musí byť uvedené meno, adresa a IČO (Identifikačné číslo organizácie) predávajúceho, ale aj kupujúceho (ak je kupujúci právnická osoba). V prípade, že ide o podnikateľov, musí byť uvedené aj IČ DPH (ak je podnikateľ platcom DPH).

Predávajúci: Meno alebo obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, IČO, IČ DPH.

Kupujúci: Meno alebo obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, IČO (ak je platcom DPH, aj IČ DPH).

Dátum vystavenia faktúry

Faktúra musí obsahovať dátum, kedy bola vystavená, teda deň, keď bol doklad vygenerovaný. Tento dátum je dôležitý z hľadiska správneho účtovania a určovania lehoty splatnosti.

Číslo faktúry

Každá faktúra musí mať jedinečné číslo, ktoré musí byť poradové a nesmie sa opakovať. To slúži na lepšiu evidenciu a umožňuje jednoduchšie sledovanie vystavených faktúr.

Opis tovaru alebo služby

Na faktúre musí byť podrobne uvedený opis tovaru alebo služby, ktorá bola dodaná. Môže ísť o názov produktu, množstvo, jednotkovú cenu a celkovú cenu.

Cena a DPH

Ak je podnikateľ platcom DPH, faktúra musí obsahovať aj výšku DPH. Musí byť jasne uvedená cena bez DPH, výška DPH (v %) a cena s DPH. Ak ide o transakcie, ktoré sú oslobodené od DPH, musí byť táto skutočnosť na faktúre označená.

Splatnosť faktúry

Faktúra by mala obsahovať aj dátum splatnosti. To je dôležité pre určenie, dokedy je potrebné faktúru zaplatiť. Splatnosť býva obvykle 14 až 30 dní, ale môže sa líšiť podľa dohody medzi predávajúcim a kupujúcim.

Spôsob úhrady

Na faktúre musí byť uvedené aj číslo účtu, na ktorý má byť platba vykonaná, prípadne informácie o spôsobe platby (napríklad hotovosť, prevod, kartou).

Podpis a pečiatka

V minulosti bolo bežné, že faktúry museli byť opatrené podpisom a pečiatkou. Dnes však, pokiaľ sa faktúra vystavuje v elektronickej forme, pečiatka ani podpis nie sú povinné, ak ide o elektronickú faktúru podpísanú elektronickým podpisom. Pre papierové faktúry platí, že pečiatka nie je povinná, ale môže byť pridaná, ak to vyžaduje obchodná prax alebo interné predpisy firmy.

V súčasnosti, po digitalizácii administratívnych procesov, pečiatka na faktúre nie je povinná. Pre väčšinu firiem, najmä pre tých, ktorí používajú elektronickú fakturáciu, pečiatka už nie je nevyhnutná. Elektronická faktúra môže byť platná aj bez pečiatky, pokiaľ je podpísaná elektronickým podpisom, ktorý potvrdzuje autenticitu dokumentu.

Pre papierové faktúry, pečiatka môže byť stále prítomná, najmä v prípade niektorých tradičných firiem, ale podľa legislatívy to nie je nevyhnutné. Hlavné je, že faktúra obsahuje všetky povinné náležitosti, ako je identifikácia predávajúceho a kupujúceho, dátum vystavenia a splatnosti, cena tovaru alebo služby a DPH. 

V prípade, že pečiatka nie je potrebná, neexistuje žiadna povinnosť, aby sa na faktúru aplikovala.

V súčasnosti čoraz viac firiem prechádza na elektronickú fakturáciu. Tento trend je nielen praktický, ale aj ekologický, pretože znižuje spotrebu papiera a potrebu jeho tlače a archivácie. Okrem toho elektronické faktúry uľahčujú procesy spracovania a archivácie dokladov.

Výhody elektronickej fakturácie:

Úspora papiera: fakturácia v elektronickej podobe znižuje potrebu tlače faktúr, čím sa šetrí papier a znižuje vplyv na životné prostredie.

Jednoduchšia archivácia: elektronické faktúry môžu byť jednoducho uložené v cloudových službách, čo uľahčuje ich vyhľadávanie a archiváciu.

Rýchlosť a efektívnosť: elektronická fakturácia umožňuje rýchlejšie vystavenie a zaslanie faktúry, čo urýchľuje celý proces.

Zníženie nákladov na poštovné: pri elektronickej fakturácii nie je potrebné platiť poštovné, čo znižuje náklady pre firmu.

Pre tých, ktorí preferujú úplne ekologický prístup, je dôležité minimalizovať použitie papiera, nielen pri fakturácii, ale aj pri iných administratívnych procesoch. Na tento účel môžu firmy využívať rôzne elektronické systémy, ktoré umožňujú vytvárať, odosielať a archivovať faktúry bez potreby tlače.

Okrem toho, niektoré firmy sa rozhodli implementovať aj systém znižovania odpadu pri používaní elektronických zariadení. Napríklad, skenovanie a archivácia faktúr v digitálnej forme namiesto tlače a archivácie v papierovej podobe prispieva k šetreniu prírodných zdrojov.

Fakturácia sa stále vyvíja a moderné firmy sa čoraz častejšie zameriavajú na automatizáciu, integráciu s účtovnými systémami a digitálnu transformáciu.

Automatizácia fakturácie

Mnohé podniky dnes používajú softvér na automatizáciu fakturačných procesov. Tento softvér umožňuje automatické vystavovanie faktúr na základe vopred nastavených pravidiel a integrácie s inými obchodnými systémami. Automatizácia fakturácie výrazne zjednodušuje a urýchľuje tento proces, čím sa znižuje riziko chýb.

Integrácia s účtovnými systémami

Integrácia fakturačných systémov s účtovnými a ERP systémami je ďalším trendom, ktorý uľahčuje spracovanie faktúr a optimalizuje administratívne procesy. Faktúry sa automaticky prenášajú do účtovného systému, kde sa môžu okamžite spracovať, čo šetrí čas a znižuje administratívnu náročnosť.

Súlad s legislatívou EÚ

Pre podnikateľov, ktorí vykonávajú obchodné aktivity v rámci EÚ, je nevyhnutné, aby boli faktúry v súlade s pravidlami DPH EÚ. Tento trend sa týka aj elektronických faktúr, ktoré musia spĺňať špecifické požiadavky na daňovú kontrolu.

Správne vystavená faktúra je kľúčová pre každý podnik, či už ide o malú firmu, alebo veľkú korporáciu. Faktúra musí obsahovať všetky zákonom požadované náležitosti a správne identifikovať predávajúceho a kupujúceho. Pečiatka už nie je nevyhnutná, pokiaľ ide o elektronické faktúry. 

Trendy v oblasti fakturácie sa v súčasnosti zameriavajú na ekologický prístup, automatizáciu a integráciu fakturačných procesov. Tieto moderné prístupy nielen šetria čas a náklady, ale tiež prispievajú k ochrane životného prostredia.