BLOG Lamitec > 5 mýtov o likvidácii dokumentov. Nechajte to radšej na skartovačku

5 mýtov o likvidácii dokumentov. Nechajte to radšej na skartovačku

Myslíte si, že váš odpad nikoho nezaujíma alebo vám stačí najlacnejšia skartovačka? Dovoľte nám vyviesť vás z omylu. Iba kvalitným skartovaním zabránite tomu, aby sa citlivé dokumenty dostali do nesprávnych rúk. Dnes sa pozrieme na niekoľko mýtov, na ktoré by ste si mali dať pozor. 

Žijeme v dobe, kedy každá firma zhromažďuje a uchováva citlivé údaje. Hoci sa pomaly presúvame k elektronickému systému, je tu stále množstvo podnikov, ktoré zostávajú verné papierovej evidencii. V prípade, že už tieto dokumenty, ktoré často obsahujú citlivé údaje, nie sú potrebné, je nutné sa ich definitívne zbaviť.

Okolo likvidovania dokumentov sa však točí viacero mýtov a ľudia často tento úkon podceňujú. Buď to nerobia vôbec, citlivé údaje len hádžu do koša, trhajú, či strihajú nožnicami, alebo si vyberú najlacnejšiu skartovačku, ktorá svoju prácu často neurobí dôkladne. Dnes sa preto pozrieme na 5 mýtov o likvidácii dokumentov, pri ktorých by ste mali byť obozretní. Zlatým pravidlom však zostáva, že kvalitná skartovačka je kľúčom k úspechu. 

Mýtus číslo 1: Váš odpad nikoho nezaujíma

Ľudia často podceňujú aj rôzne maličkosti. Mali by ste myslieť na to, že najlepšou obranou voči nepriaznivým udalostiam je prevencia. Tá sa týka aj vášho firemného odpadu. Boli by ste prekvapení, keby ste zistili, koľko ľudí bežne doluje medzi odpadom vo firme.

 

Keď citlivý dokument hodíte len tak do smetí, môže pokojne skončiť v rukách vašej konkurencie alebo kohokoľvek, kto by vám ním vedel uškodiť.

 

Pri odpade, ktorý len tak hodíte do firemného koša nemáte žiadnu záruku, kde napokon môže skončiť. Už len krátka exkurzia na otvorenej skládke vám môže odhaliť, koľko papiera poletuje len tak po nechránenom mieste, kde si ho môže hocikto zobrať. 

Mýtus číslo 2: Na likvidáciu citlivých dokumentov mi stačí lacná skartovačka

Tí, ktorí sa pohybujú v podnikateľskej branži, majú často tendenciu šetriť. Niekedy sa však šetrí na nesprávnom mieste, čo by sa vám mohlo veľmi škaredo vrátiť. Jednou z týchto situácií je kúpa lacnej skartovačky.

 

Jej nízka cena má totiž vo väčšine prípadov svoj dôvod. Lacné varianty majú tendenciu odfláknuť svoju prácu. Nezáleží na tom, koľko dokumentov máte. Určite oceníte kvalitnú skartovačku aj v malej kancelárii. Inak sa pokojne môže stať, že citlivé údaje ľahko prečítate aj po jeho skartovaní, čo určite nechcete.

Mýtus číslo 3: Papierové dokumenty treba archivovať tak dlho, ako je to len možné

V tomto prípade ide o jeden z najpodceňovanejších mýtov. Je prekvapujúce počuť, koľko spoločností archivuje svoje dokumenty mnoho rokov až do svojho zániku. Praktizovať tento zvyk sa hodí jedine vtedy, keď vlastníte múzeum alebo archív.

 

V opačnom prípade je to veľmi nevhodné. Tým, že uchovávate citlivé údaje príliš dlho, len zvyšujete pravdepodobnosť ich krádeže. Ohrození by tak boli dokonca aj vaši starí klienti či zamestnanci, ktorí už u vás dávno nepracujú.

Mýtus číslo 4: Kúpim si skartovačku a moji zamestnanci ju budú používať

V praxi sa totiž stretávame skôr s odlišnou situáciou. Často sa stáva, že má zamestnanec skartovať len jeden list. Namiesto toho, aby to urobil, ho radšej hodí do nejakej krabice pod stolom. Keď tento postup zopakuje niekoľkokrát, krabica sa postupne plní.

 

Potom si uvedomí, že skartovať množstvo dokumentov, ktoré v nej nazhromaždil bude vyžadovať veľa času. Preto ich radšej hodí do koša. Nuž, aj tu platí staré známe - dôveruj, ale preveruj. 

Mýtus číslo 5: Recyklácia je rovnako spoľahlivá ako skartovanie

To by sme si na prvý pohľad mohli myslieť. Recyklácia vlastne zničí písmo a dokument zmení na niečo iné. Jej problém však spočíva v tom, že vaše citlivé dokumenty počas spracovania prejdú mnohými rukami.

 

Nehovoriac o tom, že všeobecné koše na recyklovanie väčšinou nie sú uzamknuté a ich obsah tak môže skončiť u kohokoľvek. Zamestnanci recyklačných spoločností nemusia poznať bezpečnostné predpisy a ľahko sa môže stať, že vaše citlivé dokumenty skončia úplne inde.

Kvalitné skartovačky z Lamitecu nenechajú nič na náhodu

Ak sa chcete vyhnúť podceneniu mnohých mýtov o likvidácii dokumentov, istotu máte v kvalitnej skartovačke. U nás, v Lamitecu, máte na výber z niekoľkých druhov skartovacích strojov. Na svoje si tu prídu malé, stredné i veľké kancelárie, vyžadujúce spoľahlivé a bezpečne skartovanie.

 

K dispozícii je viacero modelov, ktoré neskartujú len papier, ale ľahko sa s ich pomocou zbavíte aj magnetických kariet, spiniek, rôznych kancelárskych spon či DVD alebo CD nosičov.

LamiClub

LamiClub

Darčekový programChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri objednávke cez EshopChcem vedieť viac>

Zľava 2%

Zľava 2%

Pri platbe v hotovosti

Doprava zdarma

Doprava zdarma

Pri objednávke nad 50 €Chcem vedieť viac>