Ako si vybrať vhodný skartátor

Chráňte svoje dôverné dokumenty

Nedbanlivé zaobchádzanie s dôvernými citlivými informáciami v tlačenej forme alebo na nosičoch môže spôsobiť vážne a náhle finančné straty a rôznym spôsobom ublížiť Vám, aj Vašej spoločnosti. Množstvo vyhodených dokumentov a papierov, ako sú firemné plány, účtovné záznamy, korešpondencia, zmluvy, obchodné informácie o klientoch a pod., ktoré končia v odpadkovom koši, je vynikajúcou príležitosťou na ukradnutie identity a sledovanie spoločnosti alebo môže byť zneužité na vydieranie. 

Ľahkomyseľné nakladanie s dátami môže viesť tiež k závažným legislatívnym sankciám. Podľa nariadenia EÚ o Všeobecnej ochrane údajov (GDPR) z 25.5.2018 tí, ktorí zhromažďujú a spravujú osobné údaje, musia tieto údaje chrániť pred zneužitím a musia dodržiavať zákon o ochrane údajov Pri iných prípadoch je pre vás jednoducho bezpečnejšie, keď sa dokumenty zničia tak, že ich nikto nebude môcť prečítať. Vyhnite sa preto zbytočnej pokute a poškodeniu dobrého mena Vašej firmy ochranou tlačených informácií. 

U niektorých typov dokumentov spôsob likvidácie priamo ukladajú právne normy DIN 32 757 a DIN 66399 a dve vyhlášky Národného bezpečnostného úradu. Najjednoduchším spôsobom likvidácie je zničenie papierov a nosičov v skartátore, ktorý by mal spĺňať podmienky uvedených noriem. Ak potrebujete likvidovať dôverné a utajované spisy, práve od veľkosti narezaného papiera závisí úroveň bezpečnosti skartovania. Platí, že čím vyšší stupeň utajenia skartovačka zaisťuje, tým menšie kúsky z dokumentu pri skartovaní vytvára. 

• Norma DIN 32 757 definuje 5 stupňov utajenia (1 - 5), stupňom 2-5 zodpovedá aj Vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 339/1999 Zb. (V, D, T  a PT).
• Norma DIN 66399 definuje 7 stupňov utajenia (P-1 až P-7) podľa maximálnej veľkosti, resp. obsahu narezaných častíc.

Čo potrebujete vedieť pri výbere skartovačky?

Výber skartovačky závisí predovšetkým od toho, aké dokumenty a ako často budete skartovať. V prvom kroku si preto odpovedzte na tieto tri otázky:

• Potrebujete domácu skartovačku na príležitostnú skartáciu menšieho objemu papierov? Alebo naopak hľadáte profesionálnu skartovačku do firemných kancelárií s veľkým objemom dokumentov?
• Potrebujete likvidovať bežné kancelárske dokumenty či dôverné a utajované spisy?
• Aká bude gramáž skartovaných dokumentov? Budete chcieť skartovať aj ďalšie médiá určené na likvidáciu, ako sú napríklad CD?

Pre bežné skartovanie menšieho objemu dokumentov v domácnosti alebo v malej kancelárii väčšinou stačí osobná skartovačka so stupňom utajenia číslo 3 v nižšej cenovej hladine. Domáce skartovačky sú určené predovšetkým pre využívanie jedným pracovníkom a nedisponujú vysokými výkonmi. Väčšinou tiež nemajú automatický systém podávania papiera a vy tak musíte ručne do stroja vkladať materiály určené pre zničenie (ručné skartovačky papiera).

Veľké kancelárie, ktoré potrebujú likvidovať stovky až tisíce listín denne, využijú veľkoobjemové alebo automatické profesionálne skartovačky. Tieto výkonné kancelárske skartovacie stroje si poradia s väčším objemom papiera a bývajú vybavené automatickým podávačom, vďaka ktorému nemusíte do skartovačky dokumenty vkladať ručne. Niektoré stroje vedia zničiť aj dokumenty s kovovými kancelárskymi sponkami, s CD alebo DVD či dokonca magnetické karty, čo sa môže hodiť hlavne vo väčších podnikoch alebo v bankách.

Existuje aj zlatá stredná cesta skartovačiek, ktorá je vhodná pre stredne veľké kancelárie.

Pri výbere sa treba rozhodovať podľa týchto kritérií:

1. Požiadavka ochrany

Aký stupeň utajenia potrebujem? Ukážky rezov papiera formátu A4 pri stupňoch utajenia P-1 až P-7 s príslušnými druhmi skartovaných dokumentov podľa normy DIN 66399:

      2.  Oblasť použitia

Podľa počtu osôb, ktoré budú skartátor využívať, sa skartátory delia na osobné, do domácej kancelárie, do kancelárie, na oddelenie či poschodie.

     3.  Periodicita a objem skartovaného materiálu

Podľa toho ako často a v akých množstvách budete materiály skartovať, vyberajte veľkosť skartátora. Pokiaľ je Vaším kritériom zároveň skartovanie dokumentov na čo najmenšie častice, potom pravidlo „čím väčší, tým lepší“ nemusí platiť.

      4.  Materiál na skartovanie

Budete skartovať aj ďalšie dátové nosiče ?. V prípade, že budete skartovať aj iný materiál, napr. optické dátové nosiče (O), magnetické dátové nosiče (T), elektronické dátové nosiče (E), filmy (F), prípadne hard disky (H) vyberajte si skartátor, ktorý je označený príslušným stupňom bezpečnosti (O, T, E, F, H).

      5.  Typ rezu

Tento parameter určuje, aká je výsledná podoba papierového odpadu po skartovaní dokumentov. Skartovačky môžu byť vybavené pozdĺžnym rezom (na prúžky) alebo krížovým rezom na častice či dokonca mikročastice.

     6.  Rýchlosť rezu

Čím je rýchlosť vyššia, tým bude papier rýchlejšie zoskartovaný. Rýchlosť rezania je udávaná v metroch za minútu, prípadne v milimetroch za sekundu.

     7.  Kapacita

Udáva, koľko listov naraz dokáže skartátor zoskartovať. Čím vyššia je kapacita, tým viac práce za uvedený čas stroj odvedie. Pri výbere skartovača si ale dajte pozor na technické údaje od výrobcu. V prípade, ak sa kapacita papiera udáva v gramáži 70 g/m² a používate papier 80 g/m², udávanú kapacitu vynásobte číslom 0,875. Fotopapier s gramážou 210 g/m2 potom zníži odporúčaný počet strán na tretinu. Ak by ste kapacitu presiahli, príde k zahlteniu stroja.

     8.  Chod motora

V prípade zväčša menších skartátorov rátajte s tým, že doba skartovania bude iba niekoľko minút a po nich bude skartátor cca 20 minút v nečinnosti. V prípade skartovania väčšieho objemu radšej voľte skartátor s nepretržitým chodom.

     9.  Hlučnosť

Pri veľkých objemoch skartovania je dôležitý parameter hlučnosti, hlavne v prípade, ak bude skartátor umiestnený v kancelárii alebo open space priestore, kde môže hlučná skartovačka rušiť zamestnancov.

     10.  Špeciálne funkcie

Ak skartátor využíva viacej osôb, voľte také modely, ktoré sú vylepšené špeciálnymi funkciami, napr. :

Jam Proof - odolnosť voči zaseknutiu papiera,

Safe Sense - ochrana pri dotyku nebezpečnej zóny

Safety Lock - bráni neželanému spusteniu skartácie

Energy Savings System -  s úsporou energie.

     11.  Značka

V našej ponuke nájdete spoľahlivé skartovačky značiek Rexel, Fellowes, HSM, Leitz a Dahle.

     12.  Objem koša

Kôš skartovačky je potrebné pravidelne vyprázdňovať, preto je dobré mať dostatočnú kapacitu. V našej ponuke nájdete mini skartovačky s objemom 10 litrov, až po skartovačky s objemom 145 litrov.              

• Skartátory sú primárne určené na skartovanie papiera, niektoré modely skartujú aj iné nosiče, napr. CD/DVD, magnetické karty, filmy, elektronické nosiče. Pred skartáciou iného materiálu si tento materiál overte v príslušnom manuáli. Ak ho výrobca neudáva, materiál neskartujte, môžete nenávratne poškodiť rezaciu jednotku. 
• U skartátora s rezom na častice a mikročastice pravidelne aplikujte mazací olej, aby ste zvýšili životnosť reznej jednotky. Môžete použiť aj tzv. olejový papier, čo je papier napustený olejom, ktorého skartovaním sa premaže systém skartovačky ľahko a rýchlo.
• Neprekračujte kapacitu rezaného materiálu.
• Pravidelne vyprázdňujte odpadovú nádobu, tak aby nemohlo dôjsť k zachyteniu skartovaného papiera späť na rezné nože.
• Pre ľahšiu manipuláciu s odpadom môžete používať vrecia do skartovačiek na odpad.

Takto Vám bude Váš skartátor bezproblémovo slúžiť.