Rady zlatej office managerky: 8 tipov, ako uľahčiť tímu prezentovanie

Office managerky zohrávajú dôležitú úlohu pri správnom fungovaní firmy. Dotvárajú celkovú atmosféru, majú v malíčku všetky detaily, dôležité čísla a informácie. Vedia byť obrovskou oporou pre celý tím.

Videli už stovky prezentácií, ovládajú zásady etikety a presne vedia, kde sa zapína projektor a kde sa vypína klimatizácia. Zhrnuli sme dlhoročné know-how, ktoré vám pomôže lepšie prezentovať.

Nech je téma akokoľvek jednoduchá, vždy si aspoň v mysli prejdite osnovu a obsah. Takmer vždy vám ešte napadne pár postrehov, ktoré by ste na štruktúre prezentácie mohli vylepšiť. Zároveň budete mať tému čerstvo v pamäti a vyhnete sa náhlym výpadkom či zdĺhavému rozpamätávaniu sa.

Ešte predtým, než sa postavíte s klikerom pred publikum, overte si, kde a pred kým budete prezentovať. Iné príklady a slovník si prichystáte k téme, ak viete, že publikum tvoria stážisti, inak budete prezentovať pred klientom a inak pred kolegami s rovnakým záberom vedomostí.

Najčastejším dôvodom neskorého začiatku prezentácie sú „technické problémy“. V preklade to zvyčajne znamená, že prezentujúci si nesplnil domácu úlohu a neskúsil si spustiť prezentáciu bez publika.

Je mnoho výziev, s ktorými vie office managerka poradiť: zapnutie a nastavenie projektora či obsluha klikera. Nezabúdajte ani na redukciu v prípade, že potrebujete pripojiť projektor k svojmu laptopu. Nemusia byť totiž kompatibilné.

Dobrá office managerka dbá o to, aby firemná kultúra zahŕňala aj také detaily ako uvedenie mítingovej miestnosti do pôvodného stavu. V opačnom prípade vás môže čakať nemilé prekvapenie v podobe zle vetranej či podchladenej miestnosti, popísané všetky tabule a chýbajúce vybavenie.

Môžete mať najlepšie spracovanú prezentáciu a najprevratnejšie myšlienky, no pokiaľ sa budete pozerať celý čas len na prezentáciu – publiku chrbtom – ťažko zaujmete. Ste tam pre ľudí. Snažte sa s nimi udržiavať očný kontakt, aby ste po minúte nestratili ich záujem a pozornosť.

Pokiaľ prednášate piatim ľuďom, nie je problém udržať očný kontakt so všetkými. No čo v prípade, keď prezentujete pred desiatkami či stovkami ľudí? Môžete skúsiť tento trik: prejdite očami miestnosť z jedného konca miestnosti na druhý v tvare písmena W alebo Z. Vzbudíte tak dojem, že prezentujete naozaj pre každého jedného účastníka či účastníčku.

Určite je toho veľa, čo chcete povedať. No nezabúdajte aj dýchať a zreteľne artikulovať. Pokiaľ budete rapkať jeden slajd za druhým, vaše publikum sa rýchlejšie unaví a statí pozornosť. Myslite na to, že práve tie časti, ktoré sú dôležité, treba zvýrazniť krátkou pauzou.

Už z generálky vám vyplynie, koľko času budete potrebovať na celú prezentáciu. Pokiaľ ste dostali k dispozícii 15 minút, rozprávajte radšej 13 než 20. Predlžovanie prezentácie je neprofesionálne.

Pokiaľ má vaše publikum dohodnuté už ďalšie stretnutia, po uplynutí doby, na ktorú bola prezentácia naplánovaná, sa zodvihnú a odídu. Nezabudnite si nechať aj časovú rezervu pre prípadné otázky, odpovede či diskusiu.

Väčšina prezentácií je sprevádzaná aj premietaním slajdov a vizuálnym zobrazením. Snažte sa dať na jeden slajd jednu pomyslenú kapitolu vašej prezentácie. Nestane sa vám tak, že polhodinová prezentácia bude mať 200 slajdov. Vyberte len to podstatné.

Svoj outfit prispôsobte téme, publiku a prostrediu, v ktorom budete prezentovať. Oplatí sa vám obliecť „o triedu“ lepšie, než bude oblečené vaše publikum. Zdôrazní to vašu autoritu. No ani šaty s vlečkou či smoking vám nepomôžu, pokiaľ sa v nich budete cítiť nervózne. V prvom rade prezentujete vy. Pokiaľ máte najradšej obyčajný rolák a džíny s teniskami, nesilte sa do neprirodzeného kostýmu či obleku. Ani Steve Jobs to nerobil.

Môže sa vám zdať, že máte stiahnutý žalúdok a na jedlo žiadne pomyslenie. No vaše telo si energiu jednoducho zaslúži. Idete predsa podať výkon, tak sa občerstvite. Skúste aspoň jednoduchú cereálnu tyčinku a šálku čaju. Budete mať tak dostatok energie prezentovať s entuziazmom až do záverečného aplauzu.