Vytvorte si vzorovú faktúru. Kedy potrebujete pridať aj pečiatku?

Faktúra je doklad, s ktorým sa stretávajú každý deň nielen podnikatelia. Čo musí podľa zákona obsahovať? Je nutné použiť aj pečiatku?

Ak si vytvárate vzor faktúry, určite ste sa stretli s problémom, že pri jeho zostavovaní sa musíte riadiť hneď tromi zákonmi:

• zákonom o účtovníctve,
• zákonom o DPH,
• Obchodným zákonníkom.

§ 71 ods. 1 zákona o DPH rozširuje znenie pojmu v porovnaní s klasickou faktúrou nasledovne: 

„Faktúrou je každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej alebo elektronickej forme podľa tohto zákona alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho vyhotovenie faktúry. Za faktúru sa tiež považuje každý doklad alebo oznámenie, ktoré mení pôvodnú faktúru a osobitne a jednoznačne sa na ňu vzťahuje (tzv. dobropis, ťarchopis).“

Faktúra musí obsahovať základné údaje o príjemcovi a dodávateľovi služby. Nesmiete taktiež zabudnúť na dátum vyhotovenia a množstvo tovaru alebo služieb.

Pamätajte aj na slovné informácie

Pri niektorých špecifických typoch faktúr je nutné uviesť presné slovné formulácie, ako napríklad:

• „dodanie je oslobodené od dane“ – pri oslobodení od daňovej sadzby. Podstatné je aj odkázať na zákon o spoločnom systéme pre dane z pridanej hodnoty Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006,
• „vyhotovenie faktúry odberateľom“ – v prípade, ak odberateľ (príjemca služby) vyhotovuje faktúru podľa § 72 ods. 4,
• „prenesenie daňovej povinnosti“ – ak je príjemca tovaru povinný platiť daň.

Ďalšie formulácie a výnimky nájdete v metodických pokynoch k fakturácii od Finančnej správy Slovenskej republiky.

Obchodný zákonník vysvetľuje faktúru ako obchodný dokument. Podľa neho nesmie na faktúre chýbať:

• obchodné meno,
• sídlo,
• právna forma pre právnickú osobu,
• identifikačné číslo (ak je pridelené). 

Pre podnikateľov je povinné aj označenie registrov, v ktorých sú zapísaní (napr. Živnostenský alebo Obchodný register SR), a tiež číslo zápisu.

Nikde v legislatíve sa nepíše o povinnom používaní pečiatky. Keď však vezmete do úvahy, že vaša firemná pečiatka obsahuje všetky potrebné náležitosti, je na zvážení, či ju na faktúre použijete alebo nie. Predpismi sú totiž požadované údaje ako názov firmy, sídlo a pod.

Hoci vo všeobecnosti možno povedať, že pečiatka nie je povinnou náležitosťou, jej použitiu sa nevyhnete v niektorých špeciálnych povolaniach, ako napríklad znalci alebo notári.

Pečiatku je vhodné použiť aj v prípade, že je súčasťou podpisového vzoru podnikateľa. Táto podmienka platí najmä v prípade „väčších” subjektov. Zákon totiž nenariaďuje používanie pečiatky pre živnostníkov a samostatne zárobkovo činné osoby.

K otázke podpisu sa vyjadrujú opäť dva zákony. V súlade so zákonom o DPH nie je podpis nutný. Príjemca aj dodávateľ však musia od vystavenia až do ukončenia archivácie zabezpečiť:

• dôveryhodnosť,
• nepoškodenosť,
• čitateľnosť faktúry.

Podľa § 10 ods. 1 písm. f) zákona o účtovníctve sa za účtovný doklad považuje záznam, ktorý musí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.

Ak si vytvárate vzorovú faktúru, nezabudnite na údaje uvedené v tomto článku. Pečiatku a podpis môžete pridať tiež, nič tým nepokazíte. Jednoduchý vzor si môžete vygenerovať v online nástrojoch alebo vytvoriť v jednoduchom kancelárskom softvéri.